コラム
Column
海外展示会は、現地での認知度を高めるために非常に効果的な方法です。多くの日本企業がこの機会を活用していますが、展示会出展の経験が少ない企業では、出展すること自体が目的になってしまい、肝心な準備やフォローが不十分な場合もあります。
この記事では、展示会を成功させるために必要な事前準備、当日のポイント、そしてフォローアップについて、わかりやすく解説します。
海外イベントへの出展は、価値があるのかを慎重に検討しましょう。この答えは、貴社のビジネスの段階、目標、そして参加への取り組みによって異なります。
大口商品のB2Bベンダーにとって、実際のイベント参加はデモンストレーションや詳細な打ち合わせ、購入前のコンサルティングにおいて非常に有益です。
一方で、低価格帯の商品を扱う企業では、ROIをプラスにするのが難しいかもしれません。そのような場合、オンラインマーケティングやセールスに注力し、基礎を固めることが賢明です。PDCAサイクルを回しながら少しずつ改善していくことが推奨されます。
イベントに実際に参加する大きな価値は、直接顔を合わせることで、オンラインでは得られない深いコミュニケーションを築けることです。特に、価格が高い商品や、購入に対する強い関与が求められる場合、対面のミーティングはさらなる付加価値を生み出します。例えば、潜在顧客やビジネスパートナーと直接対話することで、彼らのニーズをより深く理解し、個人的な信頼関係を築くことができます。そのため、現地営業スタッフや現地語でコミュニケーションの取れる人間がイベント中、その場にいる必要があります。
日本で営業を行う際、2つのものが必要です。それは、「会社案内」と「名刺」です。欧米圏で営業する際も同様に、「自社ウェブサイト」と「LinkedInアカウント」がとても重要になることを知っておいてください。
海外のイベントで、真剣にあなたの商品やサービスに興味を持った人は、パンフレットを通じて提供した以上の情報を求めるでしょう。そのため、自然とウェブサイトを訪問するという次のステップに進むことになります。そのため、ウェブサイトが最適であることが極めて重要です。
よくある間違いが、日本語サイトをそのまま翻訳して使うことです。しかし、これは国際的な成功にはつながりません。もしそれが簡単だったなら、もっと多くの日本企業が国際的な成功を収めているはずです。単に翻訳するだけでは不十分で、現地の文化や市場のニーズに合ったウェブサイト設計が必要なのです。では、何故、それでは不十分なのか、ネイティブ視点から見て行きましょう。
貴社のウェブサイトを米国市場の業界トッププレーヤーのウェブサイトと比較した場合、良い印象を与えているでしょうか？ 英語等の表音文字を使う地域のウェブサイトはミニマルデザインで、あまり情報を詰め込みすぎることがありません。それに対して、漢字などの表意文字を使う地域のウェブサイトは、情報を詰め込み、すぐに知りたいことが分かるようにしています。これは表意文字である漢字で表記されているからこそ出来ることで、表音文字である英語で構成されているページでこのようなサイトを作ると、読みづらく、敬遠されてしまう傾向があります。
ウェブサイトに見込み客が必要とする情報がすべて掲載されているでしょうか？海外の顧客が日本の顧客と異なる購買動機を持っている場合、貴社製品の強みや購買する理由を正しく伝えているでしょうか？多くの日本企業は商品やサービスのスペックを非常に細かく伝えることは得意です。しかし、「競合と比べてなぜその製品を使うべきなのか？」といった、説得するコンテンツは不足気味の傾向があります。
ウェブサイトに必要な情報がすべて掲載されていたとしても、訪問者にとってナビゲーションは簡単でしょうか？海外企業のウェブサイトの多くは初めて訪問する顧客を念頭に考え、日本企業のウェブサイトは、すでに会社のことを知っている人向けに作っていることが多い様です。そのため、日本企業のウェブサイトでは、自社の紹介等や、関連資料のダウンロード等が分かりにくい傾向があります。欲しい情報がすぐに見つからないと、訪問者は離脱してしまいます。
日本語のウェブサイトをそのまま翻訳するだけでは不十分です。ネイティブ・スピーカーにとって自然な英語に文化的な部分も加味してローカライズする必要があります。場合によっては、測定単位や通貨を変更する必要もあります。また、商品やサービスの訴求には優れたコピーライティングが必要となります。
見込み客があなたのパンフレットや名刺を紛失した場合、Google検索であなたのウェブサイトを見つけられるでしょうか？ 社名等を英語で検索すると、すぐに出てくるでしょうか？
あなたのウェブサイトはモバイル環境でも快適に読め、読み込みが速く、技術的な観点から他社が利用している様々なベストプラクティスを活用していますか？読み込みが遅いと、ユーザーは読むのをあきらめてしまいます。
次に準備しておきたいのは、LinkedInのアカウントの準備です。海外のイベントで名刺交換をした相手とは、その後もつながりを保ちたいですが、SNSはメールでのやりとりを補完してくれます。しかし、英語圏ではプライベートとビジネスを分けたい人が多いため、仕事で出会った人とFacebookなどのSNSを交換することは少なく、LinkedInを使います。
マイクロソフトが所有するLinkedInは、世界最大のビジネスSNSです。機能的にはフェイスブックにほぼ似ています。毎日見込み客に電話やメールをすることはできませんが、LinkedInを使ってコンテンツを投稿することで、見込み客の前にあなたの存在を誇示し続けることは可能です。
LinkedInは、会社の公式アカウントと、各営業チームの個人アカウントを連携させながら営業活動に生かしていきます。会社の公式アカウントがあれば、営業チームがそのコンテンツを使って効果的な営業活動をLinkedIn上で展開できます。
貴社に最適化されたLinkedInの英語ページを立ち上げましょう。
海外イベントに参加する各チームメンバーは、LinkedInの個人アカウントを開設し、最適化されたLinkedInのプロフィールを英語で持つべきです。
イベントでの一日が終わったら、集めた名刺を手に取り、一人一人を探し、LinkedInのコネクションリクエストを送ります。これでうまくいくと、潜在的なお客様とのつながりが出来ます。
上記を行っただけでは始まりに過ぎません。ターゲットユーザーが興味を持つようなコンテンツを毎日投稿する必要があります。また、見込み客が投稿したら、「いいね！」を押したり、コメントしたりして、その投稿に参加することで、あなたと潜在的な顧客とのつながりが保持されます。
イベントの規模、ターゲットオーディエンス、業界などを考慮して、参加するイベントを決定しましょう。大規模なイベントに参加することだけが唯一のアプローチではありません。中小規模のイベントのほうが、より親密な関係を築きやすい事もあります。
海外イベントに参加したことがない場合は、まずは参加者として参加し、経験を積みながら徐々にレベルアップしていくことをお勧めします。覚えなければならない細かいことがたくさんあるので、プロセスを記録し、それを完璧にしてから、大きなコミットメントに移行すると成功の確立が上がります。
海外の展示会を探すには、JETROの世界の見本市・展示会情報（J-messe）を利用するのがお勧めです。世界各国のこれから開催される見本市、展示会を検索することができます。
世界の見本市・展示会情報（J-messe）
https://www.jetro.go.jp/j-messe/
イベント参加者との打ち合わせをスムーズに行うため、会場近くの宿泊施設を選ぶのが理想的です。また、航空券は早めに手配することで費用を抑えられます。また、イベントの前後にアポイントをとって、さまざまな企業の現地事務所を訪問するのも有意義です。この場合、ホテルではなくAirbnb等を利用すると経費が抑えられる可能性があります。
イベント・ディスプレイの種類を説明するために使われる専門用語は混乱することがあり、英語を母国語とする人たちでさえ混同することがあります。以下は一般的な用語ガイドです。
Stand （スタンド）
展示会の一角で、特定の企業が自社の製品や製品に関する情報を展示する場所。
Booth（ブース）
出展者とその在庫品を展示するための構造物。イベント会場では、一部閉鎖されたエリアや小さなテントを指します。
Exhibit （展示品）
模型、ディスプレイ製品、サンプルなど、観客に紹介したいアイテムや製品。
Display （ディスプレイ）
人に見てもらうために並べられた物や絵の集合体、あるいは人に見てもらうためのパフォーマンスやショーのこと。ディスプレイとは、宣伝材料、バナー、照明などを含むショー全体のことを指します。
注意: 「booth」と「stand」は同じものを指してカジュアルに使用されます。違いは、後者が主にヨーロッパで使用される点です。ここからは混乱を避けるために、「booth」という用語を使用します。
ブースが大きくなればなるほど、出展者としての参加費用は高くなります。ブースの費用は、イベントの場所やブーススペースの需要によって大きく異なります。
エントリーレベル
ほとんどのイベントでは、ブースの最小サイズは3×3メートルです。
ミッドレンジ
エントリーレベルのブースの2倍以上の大きさ。
ハイエンド
大企業は、その優位性を示すために大きなブースに投資します。
エクストリーム・エンド
世界最大級のイベントでは、巨大グローバル企業の本当に目を見張るような展示を目にすることができます。
海外イベントに参加したことがない場合は、まずは参加者として参加し、経験を積みながら徐々にレベルアップしていくことをお勧めします。覚えなければならない細かいことがたくさんあるので、プロセスを記録し、それを完璧にしてから、自社設営ブースを持つ方が良いでしょう。
海外イベントに大金を費やすのは自由ですが、ROIを最大化する為には、お金を節約し、痛い落とし穴を避けるための戦略的アプローチが必要です。以下は、検討すべきいくつかのアイデアを紹介します。
ブースを持たずに参加するという選択肢もあります。大規模なイベントには複数の会場やイベントがあるため、参加できるメンバーが1人か2人しかいない場合、これは非常に有益です。ブースに縛られるのではなく、自由に歩き回り、適切な人に会うことに集中できます。さらに、出展者としてのコストや手間がかかりません。
予算を立てる際には、イベントに参加する平均的な内訳を知ると参考になるでしょう。
一般的に、予算の配分内訳は次のようになります。（7 Ways Exhibitors Can Save on Material Handling and Show Servicesより引用）
35％ ブーススペース
14％ 旅費および宿泊費
13％ イベント・サービス
11％ 展示物のデザインと制作
10％ 送料
6％ グラフィック・デザインおよび制作
6％ プロモーション
5％ 雑費
この内訳をもとに、優先順位を明確にし、どの部分に重点を置くべきかを決定できます。最も重要なのは、ブースでリードを生むために不可欠な要素を見極めることです。自社の市場でのポジションを理解し、イベントでのプレゼンスの規模を適切に設定しましょう。
また、申込期限や料金にも注意が必要です。多くのイベントでは、早期申込みによる割引が用意されています。チームでの出張に関しても、さまざまな要因を考慮して、最適な予約タイミングを見極めましょう。
ユニークであることが、ブースへの流入を促進します。最良の戦術は、ブランドの信頼性を実践し、あなたの価値提案を明確に伝えることです。
日本人にとって意味のある色、デザイン、キャッチコピーが、海外のターゲットにとって魅力的とは限りません。そのため、翻訳会社にアウトソーシングするだけでは不十分です。その代わりに、現地語のネイティブ・スピーカーと協力して適切な調整を行いましょう。これは、バナー、ビデオ、パンフレット、Tシャツ、名刺など、イベントで参加者に見せるものすべてに当てはまります。
イベントは忙しく、気が散ることも多い。人々は、あなたが何を提供しているのか一目で理解できるはずです。そうすることで、無関係な人を排除することができます。
オンライン広告やEメールキャンペーンを利用して、イベント参加者候補に事前にブースを売り込みましょう。
ブースの部品、販促物、パンフレットのリードタイムと輸送費を最小限に抑えるために、地元のブースベンダーを利用しましょう。
ほとんどのイベントは毎年開催されます。事前に計画を立て、再利用できる耐久性のあるブース資材に投資しましょう。イベントのたびにブース資材を日本本社に輸送するよりも、会場近くの倉庫に保管したほうが安くつくかもしれません。
販促物が魅力的でない場合、人々は販促物を持ち帰らないかもしれません。たとえ魅力的な販促物（Tシャツなど）を持っていたとしても、それを求めてブースを訪れた人の99％は、あなたの商品にまったく興味を示さないでしょう。無駄をなくすためにも、販促物へのアプローチ方法は戦略的に行う必要があります。
①現地の言葉を話し、②外向的で見知らぬ人と自信を持って話すことができ、③セールスを楽しみ、④貴社の製品を理解し、⑤参加者の名刺を得るために会話を「成立」させることができるスタッフを派遣するのが理想的です。（難しいかもしれませんが！）
航空券や宿泊施設について時間をかけて調べ、オプションを比較します。
一般的に、できるだけ早く予約できれば、ほとんどのコストが安くなります。イベント直前はホテル料金が非常に高くなることがあります。
イベント会場の近くに宿泊すると、参加者との打ち合わせの予定が立てやすいので有利です。徒歩圏内が理想的ですが、そうでない場合は交通費を考慮する必要が出てきます。
海外出張はお金も時間もかかるので、イベントの前後にアポイントを取り、さまざまな企業の現地事務所を訪問するのも効率的です。この場合、ホテルではなくAirbnb等の民泊を利用すると安く宿泊料が抑えられる可能性があります。
ブースに来て、一日中立ってチラシやパンフレットを配っているだけで良いとは思わないでください。これでは、意味のある結果は恐らく得られないでしょう。それよりも、有意義な交流を通じて人と人とのつながりを作ることに集中しなければなりません。
外国語を短期間で習得するのは容易ではないですが、有意義な会話をするには、それなりに高い語学力が必要になります。可能であれば、現地の言葉を話せるメンバーだけを連れて行きましょう。
しかし、時には、現地の言葉を話せない専門家を海外のイベントに招く必要があります。例えば、製品に関するどんな質問にも簡単に答えられるシニア・エンジニアなどが例です。このような場合は、通訳の役割を果たせる人とペアを組ませるのが良いでしょう。
スタッフに通訳者がいない場合は、通訳者を雇うことも検討します。一般的に、経験豊富な通訳者は高額です。しかし、優れた結果を出してくれるのであれば、それだけの価値はあります。通訳者には、ウェブサイトやパンフレット、その他の関連情報を調べ、イベントの準備をする時間を必ず与えないといけません。この通訳にかける予算とリードタイムを惜しむと、良い結果は得られません。
日本では、ビジネスの場で会うときには名刺交換をするのが一般的です。しかし、国やイベントによっては、潜在的に重要な見込み客の相当数が名刺を持っていないことがあるのをご存じでしたか？
相手に名刺を渡してしまうと、その後の連絡が途絶えてしまう可能性があります。その代わり、会話がまとまったら、追加情報を送ったり、割引クーポンを渡すなど、連絡を取り続ける「理由」を考えましょう。連絡先の詳細フォームを用意し、相手に渡すのです。相手が帰った後、何を送ると約束したかを思い出すためにメモを書きましょう。
多くの出展者は、見込み客に連絡先を記入してもらうために、懸賞やプレゼント抽選を利用していますが、これは時間の無駄になるかもしれません。ただ懸賞に当たりたいだけの1,000人の見込み客よりも、純粋に御社の製品に興味を持っている10人の見込み客の方が良いのです。
売り込みや製品デモを十分に行ったのだから、その後に見込み客をうながす必要はないと思いますか？
いいえ、次の4つの理由から、イベント後のフォローアップは欠かせません。
展示会は、営業担当者が潜在顧客と会話することでリードを見つける場です。展示会で話した人全員がリードになる可能性はありますが、全員がコンバージョンするわけではありません。フォローアップのメールを送ることで、あなたのことを思い出してもらい、営業サイクルに入る可能性を高めることができます。
フォローアップメールを送ることで、見込み客との良好な関係を維持することができます。たとえ彼らがあなたの会社から何かを購入することにならなくても、あなたのメールリストに紹介や推薦を依頼できる連絡先を得ることができます。
イベントで話した後、Eメールで相手をなだめることは、より大きな印象を残します。よく練られたフォローアップメールは、あなたが受信者を高く評価していることを示し、営業パイプラインに入る可能性を高めます。
営業担当者として、あなたはイベントで会社を代表しています。すべての潜在的な購入者に親切で思いやりのある対応をしていれば、あなたの会社の印象が良くなり、あなたの職場が高く評価されます。
会った人全員に同じEメールテンプレートを送ると、失敗に終わります。誰だって、自分がデータベースに登録されているだけの存在だとは思いたくないものです。それよりも、関係を築くことに集中しましょう。
一旦、関係を築いたのに、一方的に売り込み資料を送って関係が途切れてしまう。こんなことで良いでしょうか？ その代わりに、お客様に取って、本当に教育的価値があると分かっているコンテンツを送りましょう。もし何も持っていないなら、何か作りましょう。公式サイトのコラムや、議論したことのある興味深い著者の本のリンクを送りましょう。相手にもう一度コミュニケーションをとる理由を与えるようにしましょう。
多くのメールは退屈です。コミュニケーションには個性を出しましょう。そうすることで、あなた自身の印象が相手に残ります。人は好きな人とビジネスをします。相手があなたに興味を持ってもらえることが重要です。ちょっとしたユーモアは、人間関係の構築に大いに役立ちます。
新しい連絡先には、会ったときに相手の話をきちんと聞いた聞き役であることをアピールしましょう。相手に関するエピソードなど、初対面で話した個人的な話題について尋ねてみましょう。単なる見込み客としてではなく、一人の人間としてあなたが彼らに興味を持っていることを伝えましょう。
返信率を上げるためのフォローアップ・メール作成の5つのステップをご紹介します。日本語で作成し、ネイティブスピーカーに適切なトーンやマナーで書いてもらうこともできます。いまだったら、生成AIを活用しましょう。
メールを書く前に、最終的なゴールを決めておきましょう。一般的に、フォローアップメールを書くときの目的は4つあります：
連絡を取るにしても、製品デモの依頼を入れるにしても、適切な行動喚起を含めるようにしましょう。
メールの早い段階でリードを惹きつけましょう。メールを開封する良い方法は、文脈を提供し、いつどこで会ったかを思い出してもらうことです。「イベントでお話しした○○ソリューションに関する件についてもう少し詳しいお話しをしたいのですが…」というような書き出しで始めると、読み手はすぐにあなたが誰なのかを理解し、記憶を呼び起こすことができます。
相手に十分な背景を伝えたら、なぜメールを送るのかを明確に伝えましょう。”来週お電話でお話できますか？”ではなく、”ご質問いただいたカスタマーサポートソフトウェアについて、来週お電話でお話できますか？”としましょう。明確な結びの言葉は、読み手が次のステップを計画するのにも役立ちます。
直感に反するかもしれませんが、メール本文を書いてから件名を書く方が簡単です。すでにメールの内容がわかっているのですから、その内容を正確に反映した件名を書くことができます。
一般的に、ビジネスフォローアップメールを送るのに最適なタイミングは、イベントの2～3日後です。そうすることで、購入希望者が帰宅し、日常に戻ってから受信トレイを開くようになります。短いバッファ期間を設けることで、メールを目にし、読んでもらえる可能性が高まります。
Eメールの署名は、あなたと連絡を取るために必要な情報を連絡先に伝えると同時に、個人またはブランドとしてのあなたを表現するものです。そのため、署名のデザイン、レイアウト、内容には細心の注意が必要です。そこで、ベストプラクティスをご紹介します。
送信用の署名と返信・転送用の署名が必要です。最初の署名には、連絡先の詳細、バナー、ロゴなどをすべて記載します。返信 “や “転送 “を押すと、会話が続くので、これらの詳細を記載し続ける必要はありません。その代わり、基本的な連絡先情報だけの、あまり邪魔にならないシンプルな署名で十分です。
人々は、長かったり複雑だったりするEメールの署名を読んで時間を浪費していることを嫌います。
基本的な情報のみを以下の順序で記載しましょう
以下は不要です。
顔の画像はコンバージョン率を高めることが示されており、これがプロの署名がヘッドショットを含むことが増えている理由です。プロフィール写真はDIYでも構いませんが、できるだけプロフェッショナルなイメージになるように注意してください。
可能であれば、プロのカメラマンを雇い、海外イベントに参加するチームメンバー全員のプロフェッショナルな写真を撮影してもらいましょう。そうすることで、プロフェッショナルに見え、一貫したビジュアルスタイルになります。そして、その写真をEメールの署名やLinkedInのプロフィールなどに使いましょう。
会社のロゴを入れることで、マーケティングやコミュニケーション用資料にまとまりを持たせることができます。とはいえ、ブランドイメージは比較的小さく（理想は50KB以下）、受信者の注意を最初に引くように左寄せにしましょう。
もしあなたのSNSアカウントが最新のもので、きちんと管理されているのであれば、メールの署名にそのアカウントをリンクすることで、あなたのフォロワーを増やすことができます。また、受信者があなたのビジネスについてより詳しく知ることができます。
ブランドの一貫性は軽視できません。すべてのメディアで一貫性のあるデザイン、色、フォントを使用することで、連絡先の間でブランドの印象を高めることができます。確立されたビジネスには必ずブランド・ガイドラインのリストがあるはずなので、サインを作成する際には、これらを参考にしてください。
B2Bセールスの場合、取引を成立させるためには、通常、フォローアップの電話やミーティングが必要になる。この場合、スケジューリングが難しくなります。これを簡単にする一つの方法は、Calendlyのような無料ツールを使うことです。Calendlyは、あなたの利用可能な時間枠を提供し、相手の現地時間で表示します。
海外展示会は、現地での認知度を高め、ビジネスチャンスを広げるための重要な場です。成功を収めるためには、適切な準備、当日の対応、フォローアップが非常に重要です。特に、海外市場向けのウェブサイトの最適化やLinkedInプレゼンスの構築は、展示会を起点とした持続的な関係構築に大きく寄与します。
また、現地スタッフや通訳の活用、プロフェッショナルなメール署名の作成、見込み客との連絡維持を通じて、展示会で得たリードを確実に営業サイクルに組み込むことが重要です。展示会後のフォローアップメールのタイミングや内容も、継続的な関係構築と好印象を生む鍵となります。ROIを最大化するためには、事前に細部まで計画し、適切なアプローチを取ることが成功への道筋となるでしょう。
以上のポイントを押さえれば、海外展示会での成果を最大化し、持続可能なビジネス成長に繋げることができます。準備を怠らず、一歩一歩確実に進めていきましょう。
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